Privatlivspolitik Hf. Kalvebod

Hf. Kalvebods dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hf. Kalvebod er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Den til enhver tid siddende bestyrelse

Adresse: Festhuset, Hf. Kalvebod 54, 2450 SV

CVR: 33942397

Mail: bestyrelse@kalvebod.dk

Website: www.kalvebod.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger

– Almindelige personoplysninger:

o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse på lejekontrakt, telefonnummer,

fødselsdato, e-mailadresse.

o Eventuelle pantsætningserklæringer, bankkontonummer ved tilbagebetaling af udlæg

mv., intern og ekstern korrespondance (herunder diverse ansøgninger), havelejebetalinger.

– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o Intern og ekstern korrespondance (herunder diverse ansøgninger), der indeholder helbredsoplysninger

og/eller CPR-nummer.

2) Oplysninger om bestyrelse, udvalg og ansatte

– Almindelige personoplysninger:

o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o CPR-nummer samt billedlegitimation ved behov herfor.

3) Oplysninger om brug af hjemmeside

Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi automatisk visse oplysninger om dit besøg ved hjælp af Plausible Analytics. Disse oplysninger omfatter:

• Besøgstidspunkt
• Besøgets varighed
• Sider besøgt
• Henvisningskilde (f.eks. hvilken hjemmeside eller hvilken søgemaskine der førte dig til vores side)
• Browsertype og operativsystem

Bemærk, at Plausible Analytics er designet til at være privatlivsvenlig og indsamler ikke personligt identificerbare oplysninger som IP-adresser.

De oplysninger, vi indsamler gennem Plausible Analytics, bruges udelukkende til at forstå, hvordan vores hjemmeside bliver brugt, og til at forbedre din oplevelse. Vi anvender ikke de indsamlede data til at identificere individuelle brugere eller til at dele med tredjepart.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. BBR-register, Tingbogen, Ejendomsskat.

• Trekroner, der via administrations- og databehandleraftale håndterer regnskab, løn og lejeopkrævninger, som bestyrelsen i Hf. Kalvebod har adgang til at se.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
• Behandling efter lovkrav.
• Behandling med samtykke.
• At overvåge den generelle brug af hjemmesiden.
• At administrere din konto og din registrering som bruger af hjemmesiden. De personoplysninger, du giver, kan give dig adgang til forskellige funktionaliteter, der er tilgængelig for dig som registreret bruger.

Formål

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.

• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.

• Administration af din relation til Hf. Kalvebod.

• Udbetalinger af refusioner og lignende.

2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelse, udvalg og ansatte:

• Håndtering af dine hverv og pligter i foreningen.

• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.

• Opfyldelse af lovkrav.

• Administration af din relation til Hf. Kalvebod.

• Udbetalinger af løn, refusioner og lignende.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.

• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

• Afholdelse af fælles arrangementer samt andre aktiviteter.

• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til administrator, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse

med lejemålet.

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode

efter din udmeldelse af foreningen.

• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med alle ud- og indbetalinger til Hf. Kalvebod, herunder løn, refusioner og medlemsbetalinger, sker der videregivelse af oplysninger til Trekroner Revision.

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelse, udvalg og ansatte i relevant omfang til samarbejdspartnere, der kræver dette.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som bestyrelse eller udvalg eller som ansat:

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Bestyrelse og udvalg

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt.

Ansatte

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelse og udvalg til statistik, dokumentation og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Udarbejdet og opdateres af Bestyrelsen i Hf. Kalvebod.